Descripción general del trabajo
Contenido
Nuestro Departamento Administrativo está buscando un Administrador para unirse a nosotros de inmediato. Será responsable de responder a las consultas y solicitudes de los clientes a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos. Además, debería poder programar citas y reservar salas de conferencias/salas para reuniones/eventos.
Debería poder actualizar los protocolos de la oficina y transmitirlos a los miembros del personal. Además, debe tener buenas habilidades de organización y gestión del tiempo. Además, se coordinará con el departamento de Contabilidad en el procesamiento de facturas y pagos atrasados.
Como administrador, supervisará y capacitará a los miembros del equipo administrativo. Además, realizará un seguimiento de los suministros de oficina y realizará pedidos de reabastecimiento. También debe poder mantener los archivos y los datos de contacto de los proveedores.
Si tiene habilidades administrativas de primer nivel y puede garantizar el buen funcionamiento de todas las operaciones de la oficina, póngase en contacto con nosotros. Nos encantaría hablar contigo.
Responsabilidades
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Responder a las llamadas entrantes, correos electrónicos y consultas de los clientes.
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Redacción de actas de las reuniones.
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Programar citas, reservar salas de conferencias y hacer arreglos de viaje para el personal.
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Revisar y mantener el inventario de la oficina.
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Preparación y mantenimiento de informes de gastos.
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Creación, mantenimiento y actualización de informes de registros de empleados.
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Distribuir copias impresas de correos electrónicos a los departamentos relevantes.
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Organizar y archivar los documentos de la empresa.
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Actualizar las políticas y protocolos de la oficina cuando sea necesario
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Asegurarse de que todos los empleados se adhieran a las políticas de la oficina.
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Saludar y ayudar a los clientes.
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Procesamiento de facturas al departamento de Contabilidad
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Generación y mantenimiento de archivos de proveedores.
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Preparación de memorandos y presentaciones.
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Supervisar el mantenimiento de los equipos e instalaciones de oficina.
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Emprender la entrada de datos
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Administrar y actualizar las agendas y cronogramas de viaje de la alta dirección
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Coordinación de eventos y actividades de la oficina.
Requisitos
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Licenciatura en Administración de Empresas, Dirección de Empresas o carrera afín
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Experiencia laboral previa como Asistente Administrativo , Coordinador Administrativo , o puesto similar en el departamento Administrativo
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Competencia en Microsoft Office
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Excelente gestión del tiempo y habilidades organizativas.
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Buenas habilidades analíticas y de resolución de problemas.
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Fuerte comunicación y habilidades interpersonales.
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Un jugador de equipo y una persona altamente motivada.
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Habilidad de multitareas
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Capacidad para ofrecer un mejor servicio al cliente.