Descripción general del trabajo
Contenido
Estamos buscando un asistente de oficina inteligente para ser parte de nuestro departamento administrativo . Principalmente, debe ser capaz de manejar todas las tareas administrativas de manera profesional y oportuna. Además, también debería poder mantener y actualizar el sistema de archivo. Como parte de su función laboral, debe poder saludar y ayudar a los clientes con cualquiera de sus consultas.
También debe ayudar al equipo en el desarrollo e implementación de las políticas de la oficina. Sus sólidas habilidades analíticas serán útiles para verificar detalles importantes y mantener una documentación precisa de los mismos. Además, debe poder preparar cartas y memorandos.
Como asistente de oficina, debe estar familiarizado con varios software ERP y comprender los procesos administrativos. Además de esto, debe demostrar una buena gestión del tiempo y habilidades multitarea. Un candidato ideal debe ser capaz de proporcionar un excelente servicio al cliente.
Envíe su solicitud si puede garantizar el funcionamiento eficiente de todas las actividades de la oficina. Esperamos saber de usted.
Responsabilidades
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Responder llamadas entrantes, correos electrónicos y desviar los urgentes al departamento correspondiente
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Mantenimiento y actualización del sistema de archivo.
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Recibir a los clientes y ayudarlos con sus consultas.
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Mantener un registro preciso de todos los documentos importantes y otros trámites
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Indicar al empleado de oficina que realice tareas administrativas según sea necesario
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Programación de reuniones y otras reservas para el Gerente de Oficina
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Mantener un registro del inventario de la oficina y otros suministros.
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Coordinación con el departamento de Contabilidad en la elaboración de nóminas
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Ingresar información importante en la base de datos y actualizarla
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Asistir en la preparación e implementación de las políticas de la oficina.
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Coordinación con proveedores y vendedores.
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Verificación cruzada de documentos importantes para verificar su precisión
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Preparación de cartas, memorandos e informes.
Requisitos
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Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín
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0-3 años de experiencia como asistente de oficina, coordinador de oficina o un rol similar en el departamento administrativo
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Conocimiento completo de varios procedimientos administrativos y prácticas contables.
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Familiaridad con el software ERP como NetSuite ERP, Scoro y Kechie ERP
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Excelente gestión del tiempo y habilidades organizativas.
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Buena comunicación y habilidades interpersonales
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Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
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Persona muy motivada y detallista
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Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa.
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Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar tareas
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Capacidad para ofrecer un excelente servicio al cliente.