Descripción del puesto de representante de recepción

Descripción general del trabajo

Estamos buscando un representante de recepción hábil y agradable para nuestra oficina. Como representante de recepción, administrará nuestra oficina por completo. Tu función es dar la bienvenida a nuestros clientes con un gesto amistoso, responder a sus consultas y representar a nuestra empresa. 

Serás responsable de anotar las quejas de los clientes y atender las llamadas. También realizará algunas tareas administrativas. Además de esto, deberá programar reuniones con los clientes y llevar un registro de los mensajes recibidos para la alta dirección en su ausencia. Una personalidad agradable y un enfoque orientado al cliente son los requisitos clave para este puesto.

Si cree que tiene increíbles habilidades de comunicación y es lo suficientemente competente para este trabajo, envíenos sus solicitudes.

Responsabilidades

• Organice las cosas y mantenga la recepción limpia y ordenada.

• Asegúrese de que toda la papelería necesaria y los formularios necesarios estén disponibles.

• Tomar nota de las quejas de los clientes y responder a sus consultas. 

• Dar la bienvenida a los clientes de manera amable.

• Explicar las políticas y procedimientos de la empresa a los clientes.

• Atender llamadas y mensajes y redirigirlos a los respectivos departamentos cuando sea necesario. En caso de que la alta gerencia no pueda recibir sus llamadas, lleve un registro de los mensajes recibidos.

• Recibir y reenviar correos y documentos oficiales a los funcionarios interesados. Asegúrese de mantener un registro de los documentos enviados y recibidos.

• Programar reuniones de los clientes con la gerencia superior.

• Llevar el registro de asistencia.

• Mantener actualizado el registro del inventario y demás archivos.

• Controle el costo del inventario diario y anótelo en los libros contables designados.

• Gestionar trabajos extra como reservas, reservas, etc.

Requisitos

• Diploma de escuela secundaria o cualquier otra calificación.

• Experiencia trabajando como Representante de Front Desk, Recepcionista o posición relevante.

• Competente en Microsoft Office.

• Excelentes habilidades interpersonales.

• Habilidades excepcionales de comunicación verbal y escrita.

• Excelentes habilidades de servicio al cliente con un enfoque orientado al cliente y una personalidad agradable.

• Imprescindible conocimientos de informática.

• Familiaridad con máquinas de fax e impresoras.

• Excelente capacidad contable.

• Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar bajo presión.