Descripción general del trabajo
Contenido
Nuestro departamento administrativo está buscando una secretaria entusiasta y eficiente para unirse a nosotros a tiempo completo. Serás responsable de gestionar las actividades y agendas del día a día de la alta dirección. Además, programará citas, reservará vuelos y hará otros arreglos de viaje cuando sea necesario.
Sus otras responsabilidades incluyen la generación de informes, la preparación de memorandos y la actualización de datos en el sistema de archivo. Además, estarás negociando con proveedores y procesando pagos pendientes. También debe poder realizar un seguimiento de los gastos de oficina y mantener un recibo de los mismos.
Como parte de su función laboral, también debe revisar y realizar pedidos de suministros de oficina. También ayudará a mantener un registro preciso de los miembros del personal y los empleados. Además de esto, debe tener excelentes habilidades multitarea y la capacidad de priorizar y asignar tareas urgentes. Tener fuertes habilidades de comunicación y negociación demostrará ser una ventaja.
Si puede proporcionar el apoyo administrativo y administrativo necesario a nuestro departamento, póngase en contacto con nosotros. Nos encantaría saber de usted.
Responsabilidades
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Recibir a los visitantes y responder a las consultas telefónicas.
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Elaboración y gestión de agendas y calendarios de eventos.
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Programación de citas y reuniones
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Creación de notas e informes.
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Mantener y actualizar los datos de contacto de los empleados, miembros del personal y proveedores.
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Actualización periódica del sistema de archivo.
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Revisión y pedido de material de oficina.
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Organización de viajes para la alta dirección
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Supervisar el presupuesto y los gastos de oficina asignados
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Priorizar y asignar cargas de trabajo urgentes al departamento respectivo
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Análisis y procesamiento de pagos de recibos y facturas al departamento de Contabilidad .
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Desarrollar, actualizar e implementar procedimientos y protocolos de oficina.
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Toma de fotocopias e impresiones de documentos importantes
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Ayudar a programar citas de reparación/mantenimiento para equipos de oficina
Requisitos
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Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín
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2-3 años de experiencia como Secretaria, Asistente Administrativa , Coordinadora Administrativa en el departamento Administrativo
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Comprensión básica de los principios de contabilidad y teneduría de libros.
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Dominio de las herramientas de Microsoft Office
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Excelente gestión del tiempo y habilidades organizativas.
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Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar tareas
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Buena comunicación y habilidades interpersonales
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Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa.
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Persona detallista y altamente confiable
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Poseer fuertes habilidades de negociación.