Ejecutivo? ?Descripción del puesto de secretario

Descripción general del trabajo

Estamos buscando un Secretario Ejecutivo eficiente y entusiasta para unirse a nuestra empresa de inmediato. Debe poder manejar las actividades diarias del Ejecutivo sin problemas. Además, estarás preparando actas, memorandos y agendas. 

Debe poseer excelentes habilidades de comunicación y negociación. Además, debe poder servir de enlace entre empleados, clientes y proveedores. Como secretario ejecutivo, debe tener ojo para los detalles y la capacidad de revisar documentos y correos electrónicos.

Como parte de esta función laboral, debe mantener un registro detallado de toda la correspondencia y redirigir los mensajes importantes al Ejecutivo. Además, debe tener la capacidad de mantener la confidencialidad de cualquier información confidencial. 

Si puede ofrecer excelentes habilidades administrativas y de oficina, póngase en contacto con nosotros. Nos encantaría saber de usted. 

Responsabilidades

• Crear, administrar y actualizar la agenda del día a día del Ejecutivo.

• Programar y priorizar reuniones ejecutivas importantes

• Hacer arreglos de viaje y manejar las llamadas telefónicas del Ejecutivo

• Redirigir llamadas telefónicas importantes y correos electrónicos urgentes al Ejecutivo

• Manejo y archivo de documentos importantes y confidenciales.

• Enlace entre el Ejecutivo y los miembros del personal.

• Redacción de actas de las reuniones.

• Preparación de presentaciones e informes.

• Mantener registros detallados y precisos de todas las correspondencias.

• Negociación de términos y cotizaciones de contratos con vendedores y proveedores.

• Procesamiento de facturas

• Comunicar al Ejecutivo cualquier cita urgente o cancelación

• Recibir y ayudar a los visitantes/clientes

• Tomando dictados

• Planificación de actividades y eventos de la oficina.

• Corrección y compilación de documentos e informes

• Supervisar y mantener los suministros de oficina.

• Preparación de memorandos y cartas. 

• Mantenimiento y actualización del sistema de archivo.

• Elaboración de informes de gastos y presupuestos de la empresa.

Requisitos

• Licenciatura en Administración de Empresas, Dirección de Empresas o carrera afín

• Experiencia laboral comprobable como Secretario Ejecutivo o puesto similar en el departamento Administrativo

• Individuo orientado a los detalles 

• Excelente gestión del tiempo y habilidades organizativas.

• Competencia en Microsoft Office

• Buenas habilidades analíticas y de resolución de problemas.

• Buenas dotes de comunicación y negociación.

• Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar tareas

• habilidad para trabajar de manera independiente

• Persona confiable y altamente motivada 

• Capacidad para realizar investigaciones en profundidad.

• Capacidad para ofrecer un mejor servicio al cliente.

• Capacidad para trabajar bajo presión y en un entorno acelerado.