Descripción general del trabajo
Nos encontramos en la búsqueda de un Asistente Administrativo Senior para incorporarse a nuestro departamento Administrativo . Será responsable de manejar tareas administrativas, como responder a las consultas de los clientes, preparar informes de presupuesto/gastos y crear presentaciones. Además, debería poder anotar actas de reuniones y generar informes sobre las mismas.
Debería poder saludar a los visitantes y ofrecerles asistencia cuando sea necesario. Además, debería poder mantener una pestaña del inventario de la oficina y realizar pedidos cuando sea necesario. Trabajará en estrecha colaboración con el asistente administrativo en el desarrollo de políticas de oficina y la actualización de los protocolos de oficina existentes.
Debe tener excelentes habilidades interpersonales y un espíritu de equipo. Además de esto, debe mostrar habilidades multitarea y tener la comprensión para priorizar tareas. Como asistente administrativo sénior, supervisará a los demás miembros del personal administrativo.
Póngase en contacto con nosotros si puede garantizar un buen funcionamiento de las operaciones diarias de la oficina. Nos encantaría conocerte.
Responsabilidades
- Programación de reuniones y conferencias
- Reserva de arreglos de viaje para la alta gerencia
- Organizar, ingresar y actualizar el calendario de eventos comerciales
- Actualización de las políticas y procedimientos de la oficina
- Redacción del acta de la reunión
- Dirigir las consultas telefónicas o por correo electrónico de los clientes o procesarlas al departamento respectivo
- Mantenimiento y actualización de sistemas de archivo.
- Elaboración de informes y presentaciones presupuestarias.
- Saludar a los visitantes y ofrecer la asistencia requerida.
- Distribuir copias impresas de correos electrónicos al departamento apropiado
- Llevar un registro de los gastos de la empresa.
- Revisión y pedido de material de oficina.
- Coordinación con la alta dirección y elaboración de agendas para las reuniones.
- Organizar las instalaciones de transporte para los miembros del personal.
Requisitos
- Licenciatura en Administración de Empresas, Dirección de Empresas o carrera afín
- Experiencia mínima de 5 años en el Departamento Administrativo como Asistente Administrativo
- Dominio de las herramientas de Microsoft Office
- Familiaridad con software de gestión de oficina como Asana, Trello y Slack
- Excelente gestión del tiempo y habilidades organizativas.
- Buena comunicación y habilidades interpersonales
- Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa.
- Tener habilidades multitarea y ojo para los detalles.
- Capacidad para ofrecer una mayor satisfacción del cliente.