Descripción general del trabajo
Nuestro Departamento Administrativo está buscando un Administrador para unirse a nosotros de inmediato. Será responsable de responder a las consultas y solicitudes de los clientes a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos. Además, debería poder programar citas y reservar salas de conferencias/salas para reuniones/eventos.
Debería poder actualizar los protocolos de la oficina y transmitirlos a los miembros del personal. Además, debe tener buenas habilidades de organización y gestión del tiempo. Además, se coordinará con el departamento de Contabilidad en el procesamiento de facturas y pagos atrasados.
Como administrador, supervisará y capacitará a los miembros del equipo administrativo. Además, realizará un seguimiento de los suministros de oficina y realizará pedidos de reabastecimiento. También debe poder mantener los archivos y los datos de contacto de los proveedores.
Si tiene habilidades administrativas de primer nivel y puede garantizar el buen funcionamiento de todas las operaciones de la oficina, póngase en contacto con nosotros. Nos encantaría hablar contigo.
Responsabilidades
- Responder a las llamadas entrantes, correos electrónicos y consultas de los clientes.
- Redacción de actas de las reuniones.
- Programar citas, reservar salas de conferencias y hacer arreglos de viaje para el personal.
- Revisar y mantener el inventario de la oficina.
- Preparación y mantenimiento de informes de gastos.
- Creación, mantenimiento y actualización de informes de registros de empleados.
- Distribuir copias impresas de correos electrónicos a los departamentos relevantes.
- Organizar y archivar los documentos de la empresa.
- Actualizar las políticas y protocolos de la oficina cuando sea necesario
- Asegurarse de que todos los empleados se adhieran a las políticas de la oficina.
- Saludar y ayudar a los clientes.
- Procesamiento de facturas al departamento de Contabilidad
- Generación y mantenimiento de archivos de proveedores.
- Preparación de memorandos y presentaciones.
- Supervisar el mantenimiento de los equipos e instalaciones de oficina.
- Emprender la entrada de datos
- Administrar y actualizar las agendas y cronogramas de viaje de la alta dirección
- Coordinación de eventos y actividades de la oficina.
Requisitos
- Licenciatura en Administración de Empresas, Dirección de Empresas o carrera afín
- Experiencia laboral previa como Asistente Administrativo , Coordinador Administrativo , o puesto similar en el departamento Administrativo
- Competencia en Microsoft Office
- Excelente gestión del tiempo y habilidades organizativas.
- Buenas habilidades analíticas y de resolución de problemas.
- Fuerte comunicación y habilidades interpersonales.
- Un jugador de equipo y una persona altamente motivada.
- Habilidad de multitareas
- Capacidad para ofrecer un mejor servicio al cliente.