Descripción general del trabajo
Estamos buscando un Secretario Ejecutivo eficiente y entusiasta para unirse a nuestra empresa de inmediato. Debe poder manejar las actividades diarias del Ejecutivo sin problemas. Además, estarás preparando actas, memorandos y agendas.
Debe poseer excelentes habilidades de comunicación y negociación. Además, debe poder servir de enlace entre empleados, clientes y proveedores. Como secretario ejecutivo, debe tener ojo para los detalles y la capacidad de revisar documentos y correos electrónicos.
Como parte de esta función laboral, debe mantener un registro detallado de toda la correspondencia y redirigir los mensajes importantes al Ejecutivo. Además, debe tener la capacidad de mantener la confidencialidad de cualquier información confidencial.
Si puede ofrecer excelentes habilidades administrativas y de oficina, póngase en contacto con nosotros. Nos encantaría saber de usted.
Responsabilidades
- Crear, administrar y actualizar la agenda del día a día del Ejecutivo.
- Programar y priorizar reuniones ejecutivas importantes
- Hacer arreglos de viaje y manejar las llamadas telefónicas del Ejecutivo
- Redirigir llamadas telefónicas importantes y correos electrónicos urgentes al Ejecutivo
- Manejo y archivo de documentos importantes y confidenciales.
- Enlace entre el Ejecutivo y los miembros del personal.
- Redacción de actas de las reuniones.
- Preparación de presentaciones e informes.
- Mantener registros detallados y precisos de todas las correspondencias.
- Negociación de términos y cotizaciones de contratos con vendedores y proveedores.
- Procesamiento de facturas
- Comunicar al Ejecutivo cualquier cita urgente o cancelación
- Recibir y ayudar a los visitantes/clientes
- Tomando dictados
- Planificación de actividades y eventos de la oficina.
- Corrección y compilación de documentos e informes
- Supervisar y mantener los suministros de oficina.
- Preparación de memorandos y cartas.
- Mantenimiento y actualización del sistema de archivo.
- Elaboración de informes de gastos y presupuestos de la empresa.
Requisitos
- Licenciatura en Administración de Empresas, Dirección de Empresas o carrera afín
- Experiencia laboral comprobable como Secretario Ejecutivo o puesto similar en el departamento Administrativo
- Individuo orientado a los detalles
- Excelente gestión del tiempo y habilidades organizativas.
- Competencia en Microsoft Office
- Buenas habilidades analíticas y de resolución de problemas.
- Buenas dotes de comunicación y negociación.
- Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar tareas
- habilidad para trabajar de manera independiente
- Persona confiable y altamente motivada
- Capacidad para realizar investigaciones en profundidad.
- Capacidad para ofrecer un mejor servicio al cliente.
- Capacidad para trabajar bajo presión y en un entorno acelerado.